Messaggi out of office: come scrivere quello perfetto

Vuoi prenderti qualche giorno di pausa senza perdere l’organizzazione della tua mail: le risposte automatiche ti garantiscono un rientro più sereno

COME FARE

Finalmente si avvicina quella data cerchiata in rosso sul calendario. Valigia pronta, notifiche silenziose, voglia di disconnettersi dal mondo e partire. Prima di sparire, però, non puoi di certo dimenticare di avvisare chi potrebbe scriverti. Anche in tua assenza, infatti, è importante che una risposta giunga sempre a chiunque voglia contattarti, e in questo caso è una automatica che spiega: “Non sono reperibile”.

Un messaggio out of office ben scritto gestisce le aspettative di chi ti manda una mail. Ti fa apparire professionale anche mentre sei in spiaggia e, cosa fondamentale, ti permette di staccare davvero, senza il pensiero di lasciare qualcuno senza risposta.

La buona notizia è che impostare una risposta automatica su Libero Mail è semplice e veloce. Non devi far altro che dedicarci qualche minuto prima di partire. Tutto merito di una funzione pensata proprio per questi momenti.

Vediamo ora insieme come scrivere e impostare il messaggio out of office perfetto.

Messaggi out of office: l’arte di scomparire con professionalità

Un out of office (spesso abbreviato in OOO) è un messaggio automatico inviato a chi scrive alla tua casella di posta mentre sei assente. Non è solo una formalità, ma un modo elegante per essere “presenti anche da assenti“, evitando che colleghi o clienti si chiedano se stai ignorando la loro mail.

Ecco gli elementi che non possono mai mancare:

• L’indicazione che sei assente (senza entrare nei dettagli privati della tua vita)
• Le date d’assenza e rientro, così chi scrive sa quando aspettarsi una risposta
• Una stima di quando risponderai (subito al rientro? Entro X giorni?)
• Un contatto alternativo per le urgenze, magari di un collega avvisato per tempo
• Un tono professionale, caldo o cordiale, a seconda del contesto

Con questi ingredienti, il tuo messaggio out of office sarà completo e, perché no, anche piacevole da ricevere.

Come impostare la risposta automatica su Libero Mail

Impostare la risposta automatica su Libero Mail è un’operazione rapida che puoi fare direttamente dalla webmail. Ecco come procedere, passo dopo passo:

• Accedi a Libero Mail – Apri la tua casella e clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra per accedere alle impostazioni
• Vai su “Tutte le Impostazioni” – Dal menu che si apre, seleziona la voce “Tutte le Impostazioni“ per aprire il pannello completo delle preferenze
• Trova la sezione “Risposta automatica” – Nella barra laterale a sinistra clicca su “Posta”, poi “Regole e Filtri” e infine su “Risposta automatica”
• Scrivi il tuo messaggio – Attiva il pulsante che trovi in alto e inserisci il testo del tuo messaggio out of office nell’apposito campo. Puoi impostare anche le date di inizio e fine validità, così la risposta si attiverà e si disattiverà automaticamente
• Impostazioni extra – Puoi decidere quanti giorni far trascorrere prima di inviare un secondo messaggio identico a uno stesso contatto mail che ti ha scritto
• Salva e attiva – Clicca il tasto “Salva” che trovi in basso ed è fatta, sei ufficialmente “fuori ufficio“

I 3 tipi di risposta perfetta

Non tutte le assenze sono però uguali. Una settimana di ferie non è la stessa cosa di un congedo parentale o di un periodo di trasferta. Per ogni situazione c’è un messaggio OOO adatto. Ecco tre modelli pronti all’uso. Copia, incolla e personalizza.

Out of Office per le vacanze

Il classico. Tono leggero e cordiale, ma sempre professionale. Ideale per ferie estive, ponti e qualsiasi pausa pianificata.

Oggetto: Risposta automatica – Sono in ferie

Grazie per la tua mail.

In questo momento sono in ferie e non sarò disponibile dal [data inizio] al [data fine].

Risponderò a tutti i messaggi al mio rientro, previsto per il [data rientro].

Per questioni urgenti, puoi contattare [nome collega] all’indirizzo [mail collega].

Buona giornata,

[Il tuo nome]

Out of Office per assenze prolungate

Per congedi parentali, aspettative, sabbatici o qualsiasi assenza che superi qualche settimana. Il tono è più formale e include un riferimento a chi gestirà le richieste nel frattempo.

Oggetto: Risposta automatica – Assenza prolungata

Grazie per il tuo messaggio.

Sono attualmente assente dal [data inizio] e tornerò operativo/a a partire dal [data rientro].

Durante questo periodo, le mie richieste saranno gestite da [nome collega],

raggiungibile all’indirizzo [mail collega o reparto] o al numero [telefono].

Appena rientrato/a, avrò cura di risponderti personalmente se necessario.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome e qualifica]

Out of Office per ritardi

Non sei assente, ma sei in un periodo intenso e colmo d’impegni e scadenze. Il messaggio OOO per i ritardi gestisce le aspettative senza far sembrare che tu stia ignorando nessuno.

Oggetto: Risposta automatica – Ritardi nelle risposte

Grazie per avermi scritto.

In questo momento sto affrontando un periodo particolarmente intenso

e potrei impiegare più del solito a rispondere.

Cercherò di risponderti entro [x giorni lavorativi].

Per questioni urgenti, contatta [nome/indirizzo alternativo].

Grazie per la comprensione.

[Il tuo nome]

Messaggi OOO: gli errori da non fare

Scrivere un buon messaggio out of office non è difficile, ma ci sono alcune trappole in cui è facile cadere. Ecco gli errori più comuni da evitare:

• Essere troppo vaghi, non indicando la data di rientro e lasciando chi scrive nell’incertezza
• Condividere troppe informazioni personali
• Dimenticare la data di fine, con il messaggio che continuerà ad attivarsi anche dopo il tuo rientro
• Non indicare un contatto alternativo per le urgenze.
• Tono troppo informale (o troppo freddo)
• Errori di battitura e refusi
• Dimenticare di attivarlo, che sembra ovvio ma è l’errore più comune

Con il messaggio out of office giusto impostato su Libero Mail, puoi finalmente staccare la spina senza sensi di colpa. Chi ti scrive saprà cosa aspettarsi, le urgenze avranno sempre un punto di riferimento e tu potrai goderti la tua pausa in piena tranquillità.

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