Organizzare la mail prima di partire: la checklist definitiva

Prima di godersi il meritato riposo è necessario fare ordine nella propria casella di posta per evitare di trovarsi a governare il caos al rientro

COME FARE

Le valigie sono quasi pronte, la mente è già al mare o in montagna, eppure la casella di posta continua a riempirsi. Ogni giorno che passa, nuove mail si accumulano, tra newsletter, messaggi di lavoro e tanto altro.

Il solo pensiero di trovare centinaia di messaggi non letti al rientro è capace di rovinare anche la vacanza più meritata. La buona notizia però è che bastano pochi minuti di organizzazione prima di partire per avere una casella ordinata e gestibile.

Non devi far altro che seguire una serie di passaggi semplici e mirati, che Libero Mail mette già a tua disposizione. Che tu abbia già un sistema di cartelle ben organizzato o stia partendo da zero, questa checklist ti guida passo dopo passo nella messa a punto della tua casella prima delle vacanze.

In questo modo non perderai di vista nessun messaggio importante, ritrovando tutto in ordine al tuo ritorno. Vediamo ora insieme la checklist definitiva per partire con serenità e tornare senza stress.

Perché è importante preparare la casella di posta prima delle vacanze

Dedicare qualche minuto alla posta prima di partire è uno di quegli investimenti di tempo che si ripagano subito. Ecco perché vale la pena farlo:

• Eviti il muro di messaggi al rientro – Un’inbox che si riempie per due o tre settimane in modo incontrollato diventa difficile da gestire
• Non perdi le mail davvero importanti – Mischiate a newsletter e promozioni, le mail urgenti rischiano di passare inosservate
• I tuoi contatti sanno che sei in vacanza – Una risposta automatica ben impostata fa capire a chiunque ti scriva che non sei disponibile e quando tornerai
• Vai in vacanza davvero – Sapere che la tua casella è in ordine e che Libero Mail lavora per te anche mentre sei sotto l’ombrellone è la vera pace mentale digitale

Tutto merito di una preparazione che richiede non più di dieci minuti. Ecco come procedere.

Organizza la posta in arrivo

Il primo passo della checklist è fare ordine nella casella prima di partire. L’obiettivo è quello di portarla a uno stato in cui ogni messaggio abbia il suo posto. Ecco le azioni da compiere, una alla volta:

• Archivia o elimina quello che non ti serve più – Dai un’occhiata rapida ai messaggi più vecchi e sposta tutto nelle cartelle giuste
• Disiscriviti dalle newsletter che non leggi – Se ricevi regolarmente mail che non apri mai, usare la funzione di gestione newsletter di Libero Mail è il modo più rapido per ottimizzare il flusso prima di partire
• Controlla le Categorie – Libero Mail ordina automaticamente le mail in categorie come “Offerte”, “Ordini”, “Social” e “Prenotazioni”. Verifica che siano attive e configurate
• Crea (o aggiorna) le tue Cartelle – Una cartella “Lavoro”, una “Personale” e una “Da leggere” sono già un buon punto di partenza. Se le hai già, dai un’occhiata che siano in ordine
• Segna con “Preferiti” le mail in sospeso – Hai messaggi che richiedono una risposta o un’azione al tuo rientro? Contrassegnali subito con la stella dei Preferiti

Imposta le regole automatiche di smistamento

Il secondo passaggio è configurare le regole automatiche, così la posta si organizzerà da sola mentre sei in vacanza. Con le “Regole e Filtri” puoi definire esattamente cosa succede a ogni mail in arrivo.

Dove finisce, come viene etichettata, se viene spostata automaticamente. Ecco come attivarle in pochi passaggi:

• Apri Libero Mail e clicca sull’icona a ingranaggio in alto a destra
• Seleziona “Tutte le Impostazioni” dal menu a tendina
• Nella sezione “Posta”, trova e clicca su “Regole e Filtri”
• Clicca su “Aggiungi regola” e scegli la condizione (ad esempio: oggetto o mittente) e l’azione corrispondente (mantieni, scarta, ecc.)
• Salva la regola e Libero Mail la applicherà automaticamente a ogni nuova mail in arrivo

Puoi spostare ad esempio le mail del tuo ufficio nella cartella “Lavoro”, oppure mandare newsletter e promozioni in una cartella “Da leggere dopo”. La tua casella si organizzerà da sola mentre sei via.

Attiva le risposte automatiche

Il terzo passaggio della checklist è attivare la risposta automatica per i periodi d’assenza. Libero Mail invierà un messaggio a chiunque ti scriva, spiegando che non sei disponibile e quando tornerai. Così nessuno rimarrà in attesa di una risposta che non arriva, e tu potrai davvero staccare.

Ecco come configurarla:

• Vai su “Tutte le impostazioni”, poi su “Posta” e “Regole e filtri”
• Clicca sulla voce “Risposta automatica” e seleziona il tasto in alto per attivarla
• Scrivi il tuo messaggio, indica le date in cui non sei disponibile, quando risponderai e, se necessario, un contatto alternativo per le urgenze
• Imposta l’intervallo di date, in modo che la risposta automatica si disattivi da sola al tuo rientro
• Salva le impostazioni

Con le Categorie, le “Regole e Filtri”, la risposta automatica e le cartelle personalizzate, hai ora tutto il necessario per partire in tranquillità e avere la certezza di trovare una casella in ordine al tuo rientro, senza l’ansia del “da dove comincio?”.

• mail