Come si firma un’email? Ecco cosa scrivere per ogni occasione

Scopri come firmare in modo efficace le tue email formali e informali in base al contesto. I vantaggi della funzione Firma in Libero Mail

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COME FARE

Inserire la propria firma nelle email inviate è importante perché ti consente di includere informazioni di contatto utili e comunicare in modo più efficace. Occorre, inoltre, personalizzare la firma in base al tipo di interlocutore, al grado di conoscenza e alla finalità del messaggio inviato.

Possiamo, per esempio, distinguere tra email informali e formali. Una email informale è quella che invii ad amici o parenti, con cui puoi avere un tono confidenziale e scherzoso anche nella firma. Ti troverai a utilizzare una email formale, invece, in occasioni dove è richiesta professionalità, ad esempio per rispondere a una candidatura di lavoro, richiedere una prescrizione medica o parlare con la scuola dei tuoi figli. In questi casi, la firma più adatta è quella che include dati e informazioni specifiche.

Per risparmiare tempo ed evitare errori nella digitazione l’ideale sarebbe poter impostare firme predefinite e non digitare tutti i recapiti ogni volta. Nella versione web di Libero Mail è presente la funzionalità Firma Automatica, che consente di impostare una o più firme da utilizzare per scopi diversi.

Scopriamo ora insieme come firmare email informali e formali e i vantaggi della Firma automatica di Libero Mail.

Come firmare le email informali

Puoi usare una firma per email informale quando scrivi un messaggio a un amico, a un parente o, comunque, a una persona con cui hai una certa confidenza. In questo caso, puoi chiudere il messaggio con una frase di circostanza che rispecchi il rapporto confidenziale che esiste fra te e il destinatario dell’email. Ad esempio, puoi scrivere un augurio (“Spero di risentirti presto”, “Non vedo l’ora di vederti”) e poi passare alla forma di saluto per congedare la persona a cui hai scritto (“Ti penso sempre”, “Un abbraccio”). Infine, puoi inserire il tuo nome o un soprannome e omettere il cognome a seconda del livello di confidenza.

Potresti anche aggiungere un P.S. (Post Scriptum) con un saluto o un dettaglio non presente nel corpo del messaggio, oppure un aforisma o citazione che ti rappresenta o per far sorridere e divertire il destinatario dell’email.

Ecco un esempio di firma email da utilizzare in circostanze informali:

Come firmare le email formali

Se devi firmare un’email formale occorre tenere presente che ti stai rivolgendo a una persona con cui non hai confidenza. Potrebbe trattarsi dell’amministratore di condominio, del selezionatore per un colloquio di lavoro, del medico di famiglia o della scuola di tuo figlio.

Ciò richiede di apporre alla fine del messaggio la formula di saluto più adatta e la tua firma completa. Per il saluto, nei casi più formali, potresti usare l’espressione “Distinti Saluti” o quella meno distaccata, “Cordiali saluti”. Formule meno formali possono essere “Buon proseguimento” o “Buona giornata”. Per la firma, invece, dovrai inserire nome, cognome e i tuoi recapiti principali (numero di cellulare, email, PEC, indirizzo postale o link ad app di messaggistica come Skype).

Ecco un esempio di firma per email da usare nelle comunicazioni formali:

Ecco di seguito alcuni esempi di informazioni da aggiungere alla firma delle email in casi specifici:

  • Candidatura di lavoro: aggiungere nella firma anche la posizione lavorativa attuale, il link a LinkedIn, eventualmente il contatto Skype e il link al proprio sito web dove sono presenti informazioni aggiuntive sulle proprie competenze oppure un portfolio dei lavori precedenti;
  • Questioni condominiali: nelle firme di email relative a questioni condominiali, indirizzate per esempio all’amministratore o ad altri condomini, potrebbe essere opportuno inserire l’indirizzo, il piano e la scala di riferimento, così da farsi riconoscere facilmente;
  • Scuola dei figli: inserire i dati del proprio figlio, la classe e i recapiti per essere contattati, anche quelli alternativi per i casi di emergenza, come ad esempio quelli dei nonni o di un amico di famiglia.

Come firmare una email in inglese

Per comunicare con amici stranieri, prenotare un servizio (albergo, viaggio o altro) o richiedere assistenza per acquisti online, occorre scrivere una firma email in inglese e adattarla allo scopo.

Se l’email in questione è informale, potrai come per il caso di email informale in italiano, utilizzare delle frasi affettuose o scherzose che il tuo destinatario potrà sicuramente apprezzare. Quando invece si tratta di una email formale, il tono della firma sarà più serio e rigoroso e occorrerà includere tutte le informazioni rilevanti per chi riceve il messaggio: nome e cognome, recapito telefonico, email e gli altri dati necessari a seconda del destinatario.

Ecco un esempio di firma email da utilizzare in circostanze informali:

Questo, invece, è un esempio di firma email da utilizzare in circostanze formali:

La Firma automatica di Libero Mail

Libero Mail ti offre la possibilità di creare una o più firme automatiche personalizzate da selezionare nel momento in cui scrivi un’email. Puoi anche scegliere di impostare firme predefinite che saranno inserire in automatico nelle email che scrivi e nelle risposte.

Questa funzionalità è presente gratuitamente nella versione web di Libero Mail.

Per ogni firma puoi scegliere tra diversi font, selezionare il colore del testo, inserire grassetti e corsivi, o immagini. In questo modo, potrai facilmente distinguere le firme anche a colpo d’occhio ed essere sempre sicuro di aver scelto quella più adatta al destinatario delle tue email.

Vuoi saperne di più? Leggi l’articolo: Come inserire la tua firma automatica in Libero Mail

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