Come usare ChatGPT e altri chatbot AI per scrivere email

Per scrivere email efficaci in poco tempo puoi farti aiutare da ChatGPT o altri chatbot di intelligenza artificiale: guida, esempi e prompt

COME FARE

Devi scrivere un’email e non sai come iniziare? ChatGPT, Bard e altri chatbot simili possono darti una mano.

Questi strumenti basati sull’intelligenza artificiale sono molto facili da usare: basta collegarsi e inserire nella chat una domanda o un comando, chiamato prompt. Grazie alla loro versatilità, possono essere usati per diversi scopi, tra cui la creazione di email di vario tipo: formali, di lavoro o creative, come ad esempio per la candidatura a un lavoro, le richieste di preventivi, gli auguri di compleanno.

Possono anche assisterti nella correzione e revisione delle email che hai scritto, aiutandoti a evitare errori di grammatica e sintassi.

Esploreremo ora insieme come sfruttare al meglio le potenzialità di ChatGPT e di altri chatbot AI per la scrittura di email e ti mostreremo alcuni casi d’uso e prompt.

Perché usare ChatGPT e Chatbot AI per scrivere email: i vantaggi

Utilizzare ChatGPT e gli altri chatbot AI per scrivere email può rivelarsi molto utile e consente di risparmiare tempo.

Hai spesso il classico blocco da foglio bianco? Puoi chiedere a ChatGPT di creare un’email fornendo i dettagli necessari, otterrai in pochi secondi un messaggio di posta con oggetto e testo, che potrai perfezionare con ulteriori istruzioni.

Inoltre, puoi utilizzare ChatGPT per correggere l’ortografia delle email che hai già scritto o per sintetizzarne il testo, oppure per cambiarne il tono. Per esempio, puoi chiedere di rendere la tua email più formale o meno formale, ironica, gentile, autorevole e così via. Basta dare l’istruzione e incollare il testo della tua email.

È importante ricordare che, nonostante i vantaggi, l’uso di chatbot AI per scrivere email richiede comunque sempre la tua supervisione per verificare che il contenuto sia appropriato e corretto. Occorre anche fare attenzione a non inserire informazioni riservate.

Come usare ChatGPT per creare email efficaci

Per scrivere un’email con l’aiuto dell’intelligenza artificiale occorre, innanzitutto, scegliere il chatbot AI giusto per le tue esigenze. ChatGPT è uno dei più diffusi, ma ne esistono altri, come Bard, il chatbot AI di Google.

Per utilizzare ChatGPT ti basta accedere al sito ufficiale e registrarti. Dopo aver inserito le credenziali, potrai accedere gratuitamente al servizio di base. L’interfaccia è molto semplice e facile da usare, simile alla finestra di una chat. Occorre digitare l’istruzione, tecnicamente denominata “prompt“, e aspettare qualche secondo per ricevere la risposta.

Per ottenere risultati accurati e pertinenti, assicurati di formulare il tuo prompt in modo chiaro e preciso. Sicuramente il primo risultato che otterrai non sarà perfetto, ma puoi richiedere perfezionamenti per affinare la qualità del testo fino a ottenere l’esito desiderato.

ChatGPT e gli altri chatbot AI, rispondono a qualsiasi richiesta: possono scrivere un’email di candidatura ad un lavoro o anche una richiesta di preventivo, o messaggi di posta creativi, come gli auguri di compleanno e l’invito a una festa. Il trucco per farli funzionare bene è offrire istruzioni minuziose per la redazione del testo. Ricorda, però, di non fornire troppi dettagli in un solo prompt: dosa le istruzioni nel corso della chat. Nel paragrafo seguente, ti mostreremo alcuni esempi di prompt da potere utilizzare e adattare alle tue esigenze.

Scrivere email con ChatGPT e chatbot AI: esempi di prompt

Come abbiamo visto, ChatGPT e gli altri chatbot AI sono uno strumento prezioso per scrivere email efficaci in svariati contesti. Ecco alcuni casi di utilizzo ed esempi di prompt:

• Email di auguri di compleanno: se, per esempio, vuoi scrivere un’email di auguri divertente per il tuo amico Luca, potresti usare questo prompt: “Scrivi un’email divertente di auguri di compleanno per il mio amico Luca che compie 40 anni”. Poi, potresti perfezionare il risultato che ti restituirà ChatGPT, chiedendo di renderla più breve o di aggiungere una citazione in questo modo: “Realizza una versione più concisa e aggiungi una citazione spiritosa tratta da un film noto”.

• Email di invito a una festa: per creare un invito originale, puoi chiedere a ChatGPT di scrivere un’email come farebbe un personaggio famoso. Ad esempio, per invitare gli amici alla tua festa di laurea potresti inserire questo prompt: “Scrivi come Dante Alighieri, nella forma poetica della Divina Commedia. Crea un’email spiritosa per invitare i miei amici alla mia festa di laurea che si terrà [inserire data e luogo]”.
• Email formale di sollecito: in situazioni in cui hai bisogno di richiedere con urgenza un’azione specifica, come ad esempio quando devi scrivere all’amministratore del tuo condominio per la riparazione di un guasto, potresti formulare questo prompt: “Scrivi un’email formale all’amministratore del mio condominio, in cui gli sollecito di contattare l’idraulico per i lavori alla caldaia che non funziona da una settimana”. Se il risultato che ti fornirà ChatGPT ti sembrerà poco incisivo o, magari troppo aggressivo, puoi dare ulteriori istruzioni: “Riscrivi in modo più incisivo” o “Riscrivi in modo più gentile”.
• Email per richiesta di preventivo: se ti occorre scrivere un’email per richiedere un preventivo, è importante fornire informazioni precise a ChatGPT. Ad esempio, relativamente all’acquisto di una cucina su misura, potresti scrivere un prompt di questo tipo: “Scrivi un’email di richiesta di preventivo per l’acquisto di una cucina su misura, che comprenda frigorifero, piano cottura a induzione e piccola lavastoviglie. I metri quadri a disposizione sono 9. Indicare che allego le misure redatte dal geometra e se sono disponibili per un sopralluogo gratuito”.
• Email di risposta: puoi usare ChatGPT anche per chiedere suggerimenti di risposta a email ricevute, specificando il tono desiderato, le tue intenzioni e inserendo il testo dell’email nel campo della chat. Prompt: “Scrivi una risposta formale a questa email, in cui confermo la proposta: [inserire l’email]” oppure “Scrivi una risposta professionale a questa email, in cui declino gentilmente l’offerta: [inserire l’email]”.

Dopo aver perfezionato i testi dei tuoi messaggi di posta grazie a ChatGPT o agli altri chatbot AI, inviali con Libero Mail, avrai a disposizione utili funzionalità come la Firma automatica e la Conferma di lettura.

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