Come scrivere email senza finire nello spam
La cartella Spam filtra le email illecite, ma può contenere anche messaggi validi. Ecco i consigli per scrivere email corrette senza elementi sospetti
Quante volte hai inviato un’email che sfortunatamente è finita in spam?
La cartella Spam è molto importante perché filtra le email pericolose, proteggendo gli utenti da truffe, phishing e malware. Tuttavia, anche comunicazioni legittime finiscono in questa cartella perché contengono elementi sospetti.
Questo problema può riguardare utenti come te che scrivono email per le comunicazioni personali e professionali, per esempio a causa di un oggetto giudicato problematico dai filtri antispam o di link non corretti presenti nel testo del messaggio.
Ci sono buone pratiche per evitare di finire in spam. In questo articolo troverai suggerimenti su come ottimizzare l’oggetto, i link, il testo e gli allegati per massimizzare le probabilità che le tue email siano identificate come sicure e raggiungano i destinatari.
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Evita di finire in spam: come scrivere l’oggetto email
Se vuoi scrivere un messaggio sicuro a prova di filtri antispam, un elemento fondamentale su cui concentrarti è l’oggetto dell’email.
Per non essere associato alle email pericolose, l’oggetto non deve essere scritto in maiuscolo, contenere parole sensazionalistiche, punti esclamativi e ripetizione di punti di domanda.
Presta attenzione anche alle parole che utilizzi. Sai che esiste il cosiddetto linguaggio spammoso o spammy? Include una serie di termini comunemente associati a messaggi di spam che, quindi, potrebbero far scattare i filtri di protezione; fanno parte di questo gruppo, parole come “gratuito”, “offerta speciale” o “guadagna soldi velocemente” che possono essere presenti sia nell’oggetto che nel testo.
Cerca anche di scrivere oggetti chiari e concisi che riflettano accuratamente il contenuto della tua email. Questo consiglio è utile anche per rendere in generale più efficaci le tue comunicazioni: l’oggetto è il primo elemento che il destinatario vede e determina l’apertura delle email. Per saperne di più, leggi il nostro articolo Come scrivere un oggetto efficace nelle tue email
Come inserire link nell’email per non essere considerato spam
Un altro elemento a cui prestare particolare attenzione sono i link che inserisci nel testo del tuo messaggio. I link sono tra le armi più diffuse dai cybercriminali: possono nascondere virus e sono molto utilizzati nelle email di phishing. Ecco perché i filtri antispam tendono a considerare problematici i messaggi con collegamenti a siti web.
Come fare se devi inserire i link di una ricetta o di un sito di viaggi in email indirizzate a parenti e amici?
Ecco alcuni consigli sui link da includere nelle tue email per evitare di finire nello spam:
- Link coerenti con il testo: assicurati che i link siano pertinenti al testo della tua email
- Non esagerare con i link: troppi link in una singola email possono far scattare l’antispam
- Usa link affidabili: assicurati che i link che includi nelle tue email puntino a siti web sicuri. Evita link che conducono a siti sconosciuti.
- Controlla che i link funzionino correttamente: link non funzionanti possono aumentare la probabilità che l’email sia identificata come spam
Come scrivere il testo dell’email per evitare di essere filtrato come spam
Il filtro antispam tende a considerare affidabili tutti i messaggi personalizzati, senza errori grammaticali e con testo autentico. Evita, quindi, di inviare email generiche, inserisci qualche dettaglio che permetta di contestualizzare il messaggio e chiama per nome il tuo destinatario. Utilizza un linguaggio adeguato in base al tuo interlocutore: se scrivi ad un ufficio pubblico utilizza un tono di voce formale e formule adeguate; se scrivi ad amici e amiche, puoi usare un tono amichevole utilizzando frasi colloquiali e informali.
Seguendo queste buone pratiche, non solo ridurrai il rischio di finire nella cartella Spam, ma potrai anche migliorare la qualità delle tue comunicazioni. Per saperne di più su come scrivere email di qualità, puoi leggere il nostro articolo Come scrivere un’email perfetta e ottenere una risposta
Allega i file in modo corretto per i filtri antispam
I filtri antispam possono prendere in considerazione gli allegati come parte del processo di filtraggio delle email. Questo perché possono contenere file dannosi, come virus e malware.
Ecco come ridurre il rischio che i tuoi messaggi di posta siano considerati sospetti a causa degli allegati:
- Limita l’uso degli allegati: evita di includerne troppi in una singola email. Allegati numerosi aumentano la probabilità che l’email venga considerata spam. Fornisci piuttosto collegamenti a documenti condivisi. Libero Mail offre due servizi per la gestione degli allegati: Jumbomail per inviare allegati pesanti fino a 2GB, il destinatario riceve un semplice link per il download. E Drive, per salvarli sul cloud e condividerli tramite un link.
- Utilizza formati standard: meglio usare formati standard e ampiamente accettati, come PDF, DOCX, XLSX, e JPG.
- Indica chiaramente gli allegati: quando includi degli allegati, assicurati di indicarlo nel testo dell’email. Utilizza una frase concisa e descrittiva per informare i destinatari sull’allegato e sul motivo per cui è incluso.
- Verifica la sicurezza degli allegati: assicurati che gli allegati che invii siano privi di virus o contenuti dannosi. Utilizza un software antivirus aggiornato per scansionare gli allegati prima di inviarli.
- Nome allegato pertinente: è importante denominare gli allegati in modo che siano chiari, pertinenti al contenuto del file e non ingannevoli per i filtri antispam. Se il nome dell’allegato è troppo generico o non coerente con il contenuto effettivo, potrebbe essere considerato come un segnale sospetto.
Libero Mail ti difende dallo spam
Libero Mail offre un sistema integrato di protezione per contrastare le email pericolose. I filtri analizzano le email in arrivo e, se le identificano come non sicure, le inviano automaticamente nella cartella Spam. Nella cartella Spam della webmail di Libero, i link e gli allegati sono disabilitati per evitare che l’utente cada nelle trappole dei cybercriminali.
La cartella Spam è fondamentale per la sicurezza della tua posta elettronica, come primo livello di difesa contro truffe e tentativi di phishing. Se lo spam può sembrare semplice pubblicità, spesso si rivela ingannevole, inducendo gli utenti a iscriversi a costosi servizi a pagamento mascherati da gratuiti.
Alcune email nocive possono però sfuggire ai filtri antispam: se nella tua posta arrivata noti email sospette, ricorda di contrassegnarle come spam, utilizzando la funzionalità Segnala Spam presente sia nella webmail che nell’app di Libero Mail.
