Come scrivere un’email perfetta e ottenere una risposta
Consigli pratici per scrivere un’email efficace: dall’oggetto al testo, dalla firma alla conferma di lettura e priorità. Ecco come fare
Inviare un’email è diventato ormai un gesto quotidiano, ma quante volte ti sei soffermato a pensare a qual è il modo corretto per scrivere il tuo messaggio? Quando le risposte che aspetti tardano ad arrivare, dovresti chiederti se ci sono delle regole che puoi adottare per rendere la tua comunicazione più efficace.
Un’email ben scritta non solo comunica in modo chiaro e conciso il messaggio che si vuole trasmettere, ma si adatta alla relazione che hai con il destinatario. Che si tratti di una email formale o informale, occorre comporre il messaggio facendo attenzione al testo e al tono da utilizzare.
Anche l’oggetto email è fondamentale: scrivere un oggetto efficace aumenta le probabilità che la tua email venga aperta e non ignorata. Non bisogna poi sottovalutare l’utilizzo corretto della tua firma, che permette al destinatario di identificarti e contattarti più facilmente. Ci sono anche due funzioni che puoi utilizzare per indicare che si tratta di un’email urgente e ottenere una risposta: la richiesta di conferma di lettura e l’impostazione di priorità.
Vediamo ora in dettaglio le regole per scrivere un’email perfetta.
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Scrivere un’email efficace: la relazione con il destinatario
Il primo passo per creare un’email perfetta è considerare la relazione che hai con il tuo destinatario per stabilire il tono da utilizzare. Il tono varia da una comunicazione formale, come ad esempio un’email a un collega di lavoro o all’amministratore di condominio, a una comunicazione informale, come quella rivolta ad un amico o un familiare.
Se la relazione che abbiamo con il destinatario dell’email è di tipo formale, è opportuno adottare un tono professionale e cortese. Utilizzare un linguaggio formale, evitare abbreviazioni o espressioni di confidenza e fare attenzione alla correttezza grammaticale sono elementi chiave per una comunicazione appropriata ed efficace.
Al contrario, quando ci rivolgiamo a un destinatario con cui abbiamo un rapporto informale possiamo adottare un tono più rilassato e amichevole. In questo caso, il linguaggio è di confidenza, con un approccio più personale e diretto.
Oltre alla relazione con il destinatario, occorre considerare anche il contesto in cui si svolge la comunicazione. Ad esempio, se stiamo scrivendo un’email di lavoro, anche se il destinatario è un amico, è meglio mantenere un tono più professionale e attenersi alle convenzioni del luogo di lavoro. D’altra parte, se stiamo inviando un’email a un collega per un evento informale o su un tema non di ambito professionale, possiamo adottare un tono più amichevole.
Quando si scrive un’email è importante anche conoscere bene la differenza tra i campi dell’email dedicati a destinatari perché hanno funzioni precise. Senz’altro, conosci già la distinzione, ma un breve ripasso potrebbe essere utile:
- A: questo campo viene utilizzato per inserire gli indirizzi email dei destinatari principali del messaggio. Tutti gli indirizzi inseriti nel campo “A” sono visibili agli altri destinatari.
- CC o “copia conoscenza”: questo campo è utilizzato per mettere a conoscenza del messaggio destinatari secondari. Ad esempio, quando scrivi all’amministratore di condominio per chiedere un’assemblea e vuoi coinvolgere gli altri condomini, questi ultimi puoi inserirli in CC. Tutti gli indirizzi email inseriti nel campo “CC” sono visibili agli altri destinatari.
- CCN o “copia conoscenza nascosta”: questo campo, come il precedente, si usa per mettere a conoscenza del messaggio uno più destinatari, senza però che tutti gli altri destinatari (inseriti nei campi A, CC e CCN) possano vederli. Questo campo può essere utile per scopi di riservatezza o per evitare che gli indirizzi email dei destinatari siano condivisi con altre persone non autorizzate.
Cosa scrivere nell’oggetto dell’email e perché è importante
L’oggetto dell’email svolge un ruolo fondamentale nel determinare l’efficacia e il successo di un messaggio. Spesso trascurato o considerato un semplice dettaglio, l’oggetto dell’email può invece determinare l’apertura dell’email e la risposta da parte del destinatario.
L’oggetto è il primo elemento che il destinatario vede: più sarà in grado di attirare la sua attenzione, più probabilità ci sono che aprirà subito la tua email e ti risponderà.
La scelta di un oggetto chiaro, conciso e informativo è cruciale per catturare l’attenzione del destinatario e invogliarlo ad aprire e leggere la tua email. Un oggetto ben formulato deve comunicare in modo immediato e sintetico il contenuto del messaggio, da evitare frasi generiche o ambigue che potrebbero portare alla disattenzione o persino all’eliminazione del messaggio.
Quando scrivi l’oggetto, inoltre, ricorda di utilizzare un tono coerente con il contenuto della email e con la relazione che hai con il destinatario, se per esempio di tipo formale o informale. Per approfondire, leggi il nostro articolo: Come scrivere un oggetto efficace nelle tue email
Infine, una buona pratica è quella di scrivere l’oggetto dell’email dopo aver scritto il testo del messaggio. Dopo aver scritto il contenuto principale hai una comprensione migliore di ciò che stai comunicando e di ciò che desideri ottenere dall’email, e di conseguenza puoi formulare un oggetto più pertinente e mirato.
Come scrivere un’email efficace: il testo, dal saluto alla firma
Una volta identificato il destinatario e stabilito se utilizzare un tono formale o informale, è necessario seguire alcune regole per scrivere un testo efficace. Ecco come comporre il tuo messaggio:
- Inizia con un saluto appropriato: adattare il tono del saluto al destinatario e al contesto è essenziale per creare una prima impressione positiva. Se si tratta di un’email formale, potrai utilizzare espressioni come “Egregio” e “Gentile”. Se invece è un messaggio informale, potrai utilizzare toni più colloquiali, come “Ciao”, “Buongiorno”, “Caro”.
- Introduci l’argomento dell’email: nel caso di un messaggio formale, puoi iniziare presentandoti al tuo interlocutore e spiegare lo scopo della tua email in modo chiaro e diretto. Per i messaggi informali, invece, non occorre presentarsi e puoi passare subito a spiegare il motivo per cui scrivi.
- Struttura in modo chiaro il contenuto principale: ora puoi spiegare in modo dettagliato perché stai scrivendo, fornendo informazioni utili. Assicurati che il destinatario abbia tutte le informazioni necessarie per risponderti o intraprendere azioni specifiche in risposta alla tua email. Se il testo è lungo, il consiglio è quello di organizzare il contenuto della tua email in paragrafi brevi e chiari, utilizzando spazi vuoti per migliorarne la leggibilità. Puoi sottolineare i punti chiave utilizzando elenchi puntati o numerati, che aiutano il destinatario a comprendere meglio il contenuto.
- Concludi con un ringraziamento e saluti adeguati: anche in questo caso ringraziamenti e saluti di chiusura saranno diversi a seconda che si tratti di una email formale oppure informale. Nel primo caso puoi usare “Grazie per l’attenzione” e “Distinti saluti” oppure, se la relazione è un po’ meno formale, “Cordiali saluti”. Nel secondo caso puoi scrivere “Grazie mille” e “A presto”, “Un abbraccio” o “Con affetto”.
- Firma: dopo i saluti occorre inserire la firma. La firma è diversa a seconda del rapporto che hai con il destinatario. Ad esempio, nei messaggi formali è opportuno inserire il tuo nome, cognome e i recapiti principali per essere facilmente ricontattato. Se invece scrivi a un amico, puoi usare solo il tuo nome ed eventualmente una frase, una citazione o un aforisma che ti rappresenta. In entrambi i casi, con Libero Mail ricorda che puoi creare una firma automatica per ogni occasione, da utilizzare in modo semplice e pratico.
Come presentare gli allegati all’email
Nella tua email devi inserire allegati molto importanti e vuoi essere sicuro che il destinatario li veda? Puoi segnalare la presenza degli allegati scrivendolo nel testo in modo adeguato, tendenzialmente all’inizio o alla fine della tua email a seconda del contenuto del messaggio.
Un’accortezza è nominare i file allegati in modo chiaro, preciso e pertinente. Questo renderà anche più semplice trovare l’allegato una volta scaricato. Un esempio? Per inviare la fattura delle spese sostenute per il condominio, puoi scrivere fattura-spese-condominio-maggio-23.pdf.
Un altro consiglio è quello di aggiungere l’allegato alla tua email prima di iniziare a scrivere il testo. Si tratta di un semplice accorgimento che ti aiuterà a non fare l’errore molto comune di dimenticare di allegare il documento prima di inviare l’email.
Conferma di lettura e priorità: come usarle
Vuoi comunicare al destinatario quanto è importante leggere e rispondere alla tua email? Ci sono due utili funzionalità che Libero Mail offre per aumentare la possibilità che il messaggio venga aperto: la conferma di lettura e le priorità.
Richiedendo la conferma di lettura segnalerai al destinatario l’urgenza di avere una risposta e riceverai una notifica che il messaggio è stato aperto (se il destinatario deciderà di inviarla). Questa funzione è consigliata in occasioni formali, dove potresti aver bisogno di un riferimento temporale su quando il messaggio è stato letto, mentre è sconsigliata nei contesti informali, dove potrebbe essere percepita come invadente. Per saperne di più, leggi il nostro articolo: Conferma di lettura email: come funziona e perché utilizzarla
Con Libero Mail puoi anche scegliere la priorità del messaggio tra “alta”, “normale” e “bassa”, così da dare a chi riceve l’email un’indicazione sull’urgenza, o meno, di una sua lettura e risposta.