Risposta automatica: cos’è e come impostarla su Libero Mail
Sei in ferie o hai un impegno che ti impedisce di accedere alla posta e rispondere alle email? Scopri come impostare la risposta automatica
La posta elettronica è usata tutti i giorni per inviare e ricevere comunicazioni private e di lavoro. Ma cosa succede quando siamo temporaneamente assenti, perché in ferie, in viaggio o per un periodo di malattia?
Uno strumento prezioso è la risposta automatica, conosciuta anche come “messaggio fuori sede”. Si tratta di un’email preimpostata che decidi di inviare in modo automatico ad ogni persona che ti scrive mentre sei assente per un periodo prolungato. Puoi così informare chi ti scrive che in quel momento non sei disponibile e risponderai al tuo rientro.
Questa funzione ti consente di essere presente anche quando non puoi accedere alla posta, dimostrando riguardo per chi comunica con te. Tuttavia, è importante utilizzare questa funzione in modo appropriato e comunicare un messaggio chiaro per evitare fraintendimenti.
Con Libero Mail puoi impostare la risposta automatica in modo davvero facile. Vediamo come fare.
Libero Mail: facile e organizzata, con tante utili funzionalità!
Risposta automatica: cos’è e quando si usa
La risposta automatica è un’email preimpostata che puoi personalizzare e utilizzare per far sapere a chi ti scrive che temporaneamente non puoi leggere e rispondere alla posta.
Puoi usare la risposta automatica in tante occasioni: mentre sei in ferie o in viaggio, quando partecipi a convegni e corsi di diversi giorni, quando sei in malattia e in tutte quelle occasioni in cui non ti è possibile consultare la posta e rispondere ai messaggi con la consueta celerità.
Aspettarsi una risposta immediata e non riceverla può essere spiacevole. La risposta automatica ti permette di gestire le aspettative delle persone comunicando i tempi per la tua risposta. Durante le ferie, per esempio, potresti tranquillizzare i mittenti con un messaggio del tipo: “Grazie per la tua email. Sono in vacanza fino al [inserire data]. Ti risponderò al mio ritorno”.
La risposta automatica, inoltre, ti aiuta a mantenere un’immagine professionale anche quando sei lontano dalla tua scrivania. Con una risposta automatica accurata, puoi fornire a clienti o colleghi informazioni essenziali, come chi contattare in tua assenza o istruzioni dettagliate per affrontare determinate situazioni.
Occorre utilizzare la risposta automatica in modo corretto, evitando per esempio di comunicare informazioni sensibili che ti riguardano o inserire un messaggio poco chiaro.
Risposta automatica: dove e come impostarla in Libero Mail
Tra le funzionalità di Libero Mail è presente la risposta automatica, che puoi impostare modo semplice e intuitivo. Ecco come compilare il messaggio di assenza e selezionare il periodo in cui inviarlo.
Accedi alla versione web di Libero Mail e clicca sull’icona a forma di ingranaggio. Nel menu seleziona la voce Impostazioni. A questo punto, si aprirà una nuova schermata con un menu verticale a sinistra: clicca su Posta. Seleziona la voce Risposta automatica che trovi nella pagina in alto.
Dopo aver cliccato su Risposta Automatica, comparirà una nuova finestra da compilare per personalizzare il tuo messaggio.
Innanzitutto, attiva il pulsante in alto, accanto alla voce Risposta Automatica. Poi spunta il comando Invia l’avviso di assenza solo durante questo periodo, per proseguire con la compilazione dei seguenti campi:
- Inizia e Finisce: indica le date in cui si attiverà e interromperà l’invio dell’email di risposta automatica
- Messaggio: ti permette di inserire il testo da inviare a tutte le persone che ti scriveranno nel periodo indicato nel campo precedente
- Giorni tra gli avvisi allo stesso mittente: giorni da far trascorrere tra l’invio di un’email automatica e l’altra nel caso in cui un mittente scriva più di una volta mentre sei assente.
Dopo aver compilato tutti i campi, clicca sul bottone Salva. Ora puoi goderti le ferie senza la preoccupazione di leggere e rispondere subito a tutti: ci penserà la risposta automatica di Libero Mail.
Vuoi vedere se la tua risposta automatica è attiva? Innanzitutto, nella schermata della Posta in arrivo di Libero Mail apparirà la scritta Il tuo avviso di assenza è attivo in testa all’elenco delle email.
In alternativa, clicca sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra, accedi alle Impostazioni e vai nella sezione Posta: se vedrai il bottone verde accanto alla voce Risposta automatica, significa che è attiva.
Risposta automatica di Libero Mail: cosa riceve il destinatario
Una volta impostata e attivata su Libero Mail, la tua risposta automatica arriverà a chiunque scriverà un’email al tuo indirizzo di posta elettronica.
Le persone che ti scriveranno saranno così informate della tua assenza e al tuo rientro potrai rispondere con calma ad ogni messaggio.
Ecco l’esempio di risposta automatica che riceverà il tuo destinatario.
Risposta automatica: come modificarla ed eliminarla
Vuoi modificare o eliminare la tua risposta automatica già salvata e attiva in Libero Mail? Puoi farlo in pochi passaggi.
Puoi procedere in due modi. Quello più rapido è cliccare sull’avviso di risposta automatica attiva che trovi prima dell’elenco delle email in arrivo. Si aprirà la finestra che hai precedentemente compilato con tutti i dati del messaggio che puoi modificare. Per disattivare la Risposta automatica, invece, basta spegnere il bottone verde.
In alternativa, puoi accedere alle Impostazioni e da qui cliccare sulla voce Posta e poi su Risposta automatica. Si aprirà la stessa finestra in cui modificare tutti i parametri che desideri.
