Come scrivere un’email per prenotare le tue vacanze
Ecco cosa scrivere per prenotare via email un soggiorno: dall’oggetto alle informazioni importanti da richiedere alla struttura
Stai organizzando una vacanza per concederti un meritato momento di relax? Per gestire tutto al meglio, hai valutato diverse opzioni tra hotel, campeggi e altre soluzioni. Ora è il momento di inviare un’email di prenotazione alla struttura scelta.
Scegliere di utilizzare la posta elettronica al posto delle classiche telefonate o dei complessi moduli online, ti farà risparmiare tempo ed energie. Inoltre, avrai a portata di mano nella tua casella di posta tutte le informazioni necessarie, pronte per essere consultate in qualsiasi momento.
La stesura accurata dell’email di prenotazione è fondamentale per ottenere i risultati desiderati. Un errore, infatti, potrebbe compromettere la prenotazione o creare intoppi. Ad esempio, un oggetto inappropriato, o addirittura assente, potrebbe portare l’hotel a non considerare il tuo messaggio.
Scopriamo ora insieme quali sono le regole per scrivere in modo efficace un’email di prenotazione, ad esempio per un hotel.
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Come scrivere un’email di prenotazione per un hotel
Dopo diverse ricerche hai finalmente trovato l’hotel ideale per le tue vacanze. A questo punto puoi scrivere un’email per chiedere la disponibilità delle date in cui desideri soggiornare, il tipo di stanza di cui hai bisogno, i costi e così via. Vediamo nel dettaglio i campi da compilare e come scrivere la tua email.
1. L’oggetto dell’email
Immagina quante email riceve ogni giorno una struttura alberghiera: prenotazioni, cancellazioni, richieste di informazioni. Per l’hotel è importante gestire rapidamente tutte le email, per questo il tuo messaggio deve essere chiaro fin dal primo momento.
L’oggetto dell’email è il primo campo che viene visualizzato, insieme al mittente, nella lista della posta in arrivo. Permette di capire qual è il contenuto del messaggio ancora prima di aprirlo. Un oggetto dell’email efficace contiene le informazioni più importanti in modo sintetico, attira subito l’attenzione e porta chi legge ad aprire subito l’email o a scartarla. Per la tua email di prenotazione di un hotel, ad esempio, potresti utilizzare un oggetto come “Richiesta di prenotazione camera doppia dal 10 al 15 agosto”.
2. Il saluto iniziale
Il saluto iniziale serve per comunicare cortesia. Puoi utilizzare formule come “Gentile responsabile delle prenotazioni” o “Gentile responsabile dell’Hotel [Nome hotel]”.
3. Il corpo del messaggio: la richiesta
Dopo i saluti, occorre esporre la richiesta dettagliatamente. Cerca di fornire tutte le informazioni necessarie in modo che l’hotel possa elaborare una risposta e proporti una soluzione soddisfacente.
Assicurati di includere nella tua richiesta i seguenti dettagli:
- data di arrivo e partenza
- numero delle notti
- persone, inclusi eventuali bambini e relativa età
- se pensione completa, mezza pensione o solo con colazione
- servizi aggiuntivi desiderati, come culle o letti extra, parcheggio interno, prenotazione nella Spa, ecc.
In questa fase puoi fare anche tutte le domande necessarie, per esempio si può chiedere se l’hotel accetta animali domestici o dispone di parcheggio interno, oppure se si può noleggiare un passeggino. Se hai bisogno di lavorare qualche ora in smart working in struttura, puoi chiedere se ci sia una connessione Wifi nella camera o in un’eventuale area adatta per lavorare, e delle attrezzature adeguate, come un monitor da usare col tuo portatile.
Successivamente, chiedi il prezzo totale del soggiorno, le modalità di pagamento accettate e se occorre un acconto per confermare la prenotazione. Infine, non dimenticare di richiedere informazioni sulle politiche di cancellazione in caso di annullamento.
4. Ringraziamento e saluti finali
La chiusura dell’email è dedicata a ringraziamenti e saluti. Si può anche dare la disponibilità ad essere contattati telefonicamente dalla struttura, che magari preferisce chiarire in modo rapido alcuni dettagli.
A tal proposito, una buona formula per chiudere l’email potrebbe essere: “Ringraziando anticipatamente per la vostra disponibilità, resto in attesa di un gentile riscontro. Per eventuali chiarimenti sono disponibile telefonicamente.”
5. I tuoi contatti e la Firma Automatica
Per completare l’email di prenotazione è importante inserire la propria firma e le informazioni per essere contattati.
Potrebbe capitare di dimenticare di inserire il numero di telefono o di digitarlo in modo scorretto. Per evitarlo e avere sempre pronti i tuoi recapiti precompilati da inserire nelle tue email, puoi utilizzare una comoda funzionalità di Libero Mail: la Firma Automatica.
La Firma Automatica di Libero Mail ti permette di impostare una o più firme da utilizzare per scopi diversi, dalla prenotazione di un hotel all’invio di una candidatura per un lavoro. Puoi decidere se scegliere la firma di volta in volta quando scrivi un’email o se impostarne una predefinita che apparirà automaticamente nei messaggi che invii.
Per scoprirne di più, leggi la nostra guida: Come inserire la tua firma automatica in Libero Mail
6. La Conferma di lettura
Una funzionalità utile che puoi utilizzare è la richiesta di conferma di lettura, che ti permette di sapere se il destinatario ha aperto l’email. La Conferma di lettura è una funzione presente nella webmail e nell’app di Libero Mail.
Per sapere come utilizzarla puoi leggere l’approfondimento: Conferma di lettura per le tue email: come funziona e perché utilizzarla
Esempio di email di prenotazione hotel
Ecco di seguito un esempio di un’email di prenotazione per un soggiorno in hotel, in cui sono state messe in pratica le indicazioni fornite nel paragrafo precedente.
“Gentile responsabile dell’Hotel [Nome dell’hotel],
mi chiamo [Il tuo nome] e desidero effettuare una prenotazione per un soggiorno presso il vostro hotel. Sarei interessato/a a prenotare una camera doppia con culla e servizio di pensione completa per xxx notti [Inserire il numero delle notti] nelle seguenti date: [Inserire le date del soggiorno]. Saremo due adulti e un neonato.
Inoltre, avrei bisogno delle seguenti informazioni:
- È possibile portare animali domestici?
- La connessione WiFi nella camera è presente?
- C’è un’area dedicata con connessione WiFi e attrezzature adeguate per lavorare, come un monitor da collegare al mio portatile?
La prego di gentilmente fornirmi il costo totale del soggiorno per il periodo richiesto, le modalità di pagamento accettate e se è richiesto un acconto per confermare la prenotazione. Vorrei anche ricevere informazioni sulle politiche di cancellazione nel caso in cui avessi bisogno di apportare modifiche alla prenotazione o annullarla.
Ringraziando anticipatamente per la disponibilità, resto in attesa di un gentile riscontro. Per eventuali chiarimenti sono disponibile telefonicamente.
Cordiali saluti.
[Inserire il tuo nome e cognome, numero di telefono ed eventuali altre info di contatto]“
Cosa chiedere nell’email di conferma prenotazione
Se l’email di prenotazione dell’hotel è stata scritta correttamente, sarà letta e gestita dalla struttura, che potrà rispondere confermando la disponibilità e fornendoti le informazioni che avevi richiesto.
A questo punto, puoi inviare un’email di conferma prenotazione, inserendo tutti i dettagli.
Si può cogliere l’occasione per comunicare l’orario di arrivo e richiedere ulteriori informazioni, ad esempio, indicazioni stradali e sui parcheggi in zona.
Ecco un esempio pratico di un’email di conferma prenotazione:
“Gentile responsabile dell’Hotel [Nome dell’hotel],
le confermo la prenotazione per 2 adulti e 1 bambino in camera doppia con l’aggiunta della culla, per xxx notti [Inserire il numero delle notti] dal xxx al xxx [Inserire le date del soggiorno], in pensione completa, per il costo totale di xxx (Inserire la cifra comunicata dall’hotel).
Desidero informarla che arriveremo indicativamente alle 9:00 del mattino in auto. Potrebbe gentilmente fornirmi indicazioni sull’itinerario migliore per raggiungere la struttura? Inoltre, le sarei grato se potesse suggerirmi alcuni parcheggi gratuiti nelle vicinanze dell’hotel.
La ringrazio anticipatamente, cordiali saluti.
[Inserire il tuo nome e cognome, numero di telefono ed eventuali altre info di contatto]”
Seguendo i suggerimenti che ti abbiamo dato in questo articolo, potrai scrivere un’email efficace per prenotare via email il tuo soggiorno in hotel e vivere in modo sereno la partenza. Buone vacanze!
